Reuniones que no te matan: repensando cómo trabajamos
Que levante la mano quien no las ha vivido (o sufrido): interminables reuniones llenas de frustración y con pocos resultados prácticos son la pesadilla de la mayoría de los entornos laborales, especialmente de aquellos que aún trabajan bajo una jerarquía piramidal.
La mayoría de los que hemos trabajado en algún tipo de entorno corporativo o institucional, podemos identificarnos con Dilbert, en algún nivel desde “me ha pasado algo parecido” hasta “¡quién está espiando mi vida!”.
En una búsqueda rápida en Google con el término “reuniones” encontrarás una primera página de resultados llena de artículos del tipo “7 Datos terroríficos de las reuniones: Pesadilla en las Oficinas”, “Las reuniones un mal necesario”y “Cómo hacer más productivas las reuniones de trabajo”.
Por lo general, las reuniones apestan.
Quiero decir, las malas reuniones apestan. Apestan a desorganización, necesidad de control, ego, a falta de claridad en los objetivos y a agendas ocultas.
¿Será que estamos condenados?
Experimentando con nuevas estructuras
Desde que leí el libro Reinventar las Organizaciones, empecé a formar parte de Enlivening Edge (una organización que opera con base en Holacracy) y descubrí Getting Things Done, estoy fascinada con el movimiento para repensar la manera en que nos organizamos, co-creamos y trabajamos colectivamente.
Por eso me hace muy feliz que en Spiral, a pesar de ser un equipo de apenas 4 personas (2 en Brasil, una en España y otra en India… esperando pronto sumar nuevos colaboradores) seamos una organización que se plantea pensar y trabajar diferente.
Estamos trabajando en crear una DAO (Organización Autónoma Decentralizada) usando la tecnología Blockchain, y estamos implementando un modelo interno de trabajo inspirado en las Organizaciones Teal, basado en roles y círculos, no en puestos o departamentos (sobre esto les contaré más adelante como nos va).
"En las organizaciones Teal, los trabajos son definidos por la gente y no por la organización. Emergen de la multitud de roles, y responsabilidades que reflejan los intereses, talentos, y necesidades de la organización. Al enfocarse en lo que se necesita hacer en lugar de los puestos, las organizaciones Teal son mucho más adaptables y dan rápida respuesta incrementando su capacidad para actuar como un sistema viviente" - Fuente: Wiki de Reinventar las Organizaciones
Y sí: estamos experimentando con otro tipo de reunión.
5 pasos para aprovechar y disfrutar el tiempo en equipo
Como equipo virtual que somos, nuestra oficina no es física, está entre Asana, Drive y WhatsApp. Además de todo nuestro trabajo asincrónico, nos reunimos en Zoom una vez al mes para hablar en tiempo real.
No es una receta, solamente les quiero compartir la estructura que empezamos a implementar este mes en nuestra reunión virtual, con la esperanza de que pueda inspirarles a empezar a transformar tambien sus propias reuniones.
Paso 1: Check-in Round
(este es un momento para escuchar)
Cada persona tiene un par de minutos para hacer check-in, compartir cómo se siente en el momento (feliz, con sueño, con energía…) y cualquier novedad en su vida. Hacer check-In es importante porque somos humanos! de esta manera todos podemos estar concientes de cualquier condición positiva o negativa en la vida de los demás… cuando nos juntamos en una reunión traemos con nosotros todo nuestro ser, y no solo nuestro “yo” trabajador.
Paso 2: What’s up! Round
(este es un momento para escuchar y hacer preguntas breves para esclarecer)
Cada persona comparte una breve actualización sobre los proyectos y tareas relacionados con sus respectivos roles. Para esta parte es importante que cada persona se haya preparado con las actualizaciones más importantes para que el uso del tiempo sea ágil. La idea es hacer una actualización cortita pero sustanciosa.
Paso 3: Agenda Colaborativa
(este es un momento para hacer propuestas cortas)
Cada persona identifica sus tensiones, tareas sobre las que debemos conversar como equipo (si son cosas que se pueden resolver con un email o una llamada corta, mejor las resolvemos con un email o una llamada corta y así no tomamos tiempo de la reunión). La idea es usar solo un par de palabras para describir la tensión, ya tendremos tiempo de explicarla en el siguiente paso. Aquí solamente armamos una lista de los temas, de hecho lo que hacemos es crear la agenda de manera colectiva con base en los temas más importantes al momento, lo que resulta más práctico que intentar definir la agenda previamente.
Terminamos con una agenda que se veía más o menos así:
- Logística del Viaje
- Proceso de onboarding
- Junta de Asesores
- Nueva Marca
- Búsqueda de fondos
- Manejo financiero
- Pitch para el Summit
Paso 4. Procesando la Agenda
(este es un momento para escuchar, preguntar y tomar decisiones)
En este paso se va revisando, analizando y decidiendo las acciones para cada punto de agenda. La persona que propuso el tema hace una breve explicación de su tensión (qué piensa que necesitamos hacer, qué falta, dudas, decisiones pendientes), propone acciones y recibe feedback o sugerencias. Al final la persona decide qué acciones se toman considerando las sugerencias de los demás (o no). En nuestro caso, una de nuestras colegas tenía que marcharse antes de finalizar la reunión, así que le dimos prioridad a los puntos “Logística del Viaje” y “Pitch para el Summit” que estaban relacionados con sus roles, y después analizamos los demás.
Paso 5. Closing Round
(este es un momento para escuchar)
Cada persona comparte sus reflexiones finales sobre la reunión, cómo se siente y todos bailamos hasta que nos desconectamos de Zoom (bueno, lo del baile es opcional, pero divertido).
Algunos comentarios generales
Es importante tener alguien que facilite la reunión, que preste atención al tiempo y al respeto mutuo del espacio para compartir (nada de interrupciones innecesarias).
En cada Round hay que asegurarnos que cada persona participe de manera corta, breve, concisa y que no se hagan conversaciones paralelas. La idea de los rounds es escuchar, y a lo sumo hacer preguntas puntuales para aclarar detalles.
Por la forma en que estamos trabajando, basados en roles, cada persona tiene autoridad sobre el área de acción de su o sus roles (una misma persona puede asumir o energizar varios roles a la vez). La idea de la reunión es recopilar ideas y sugerencias de los demás, o bien coordinar colaboración.
Es posible re-inventar
Este mes fue la primera vez que implementamos esta estructura y la verdad, estoy muy contenta con el resultado (y mis colegas también). La reunión fluyó, invertimos aproximadamente una hora y 15 minutos en total (la meta es una hora, estamos cerca), fue posible tocar todos los puntos de la agenda, todos nos fuimos con decisiones accionables para atender nuestras tensiones. Así que primer experimento: exitoso.
Ya les contaré cómo nos va con la próxima!
Me encantará también leer sus experiencias con reuniones, tanto las tradicionales como cualquier otra idea para reavivar nuestro trabajo colectivo. Déjenme sus comentarios!
Imagen principal: rawpixel.com en Unsplash
Siempre incluyo en mis postdatas tres links a lecturas interesantes que he descubierto últimamente, una en español, otra en portugués y otra en inglés. Estas son las de hoy:
1. En español: Organizaciones Teal: ¿Organizaciones más Sostenibles? un artículo que escribí hace un tiempo sobre el movimiento Teal. “Esta es la mayor innovación de las Organizaciones Teal: trascender el viejo problema de la desigualdad de poder a través de estructuras y prácticas en el que nadie tiene poder sobre los demás, y sin embargo, paradójicamente, la organización como un todo termina siendo considerablemente más poderosa.”
2. En inglés: 7 Movements That Will Help You Understand the Future of Work and 7 More Movements to Understand the Future of Work, by Mariana Rego in Enlivening Edge Magazine. "There are several groups of people that are experimenting with new work environments, allowing for humans to flourish and thrive."
3. En portugués: Guia Prática de Estratégias e Táticas para a Segurança Digital Feminista pela Universidade Livre Feminista "pouco se faz para deixar o território digital um ambiente menos misógino e racista. As agressões são inúmeras e sistemáticas e tendem a ser banalizadas, pouco visibilizadas ou reconhecidas. Neste sentido, evidenciar essas violências e entender como nos defender é um dos primeiros passos para criarmos um ambiente digital mais seguro para as militantes feministas"