[Scholarship] Làm sao để chinh phục một học bổng Tiến sĩ. Kỳ 6: Chọn và liên lạc với giáo sư hướng dẫn

Nào, nhìn lại vì sao nó quan trọng

Liên lạc và lựa chọn giáo viên hướng dẫn đóng vai trò nền tảng khi xin học bổng bậc PhD. Nào chúng ta cùng review lại các bước trong quá trình ứng tuyển học bổng PhD (có một số bước sẽ cần lặp lại, hoặc thực hiện trước sau tùy vào học bổng và thói quen từng bạn:
• Xác định mục đích (sense of purpose)
• Xác định học bổng (scholarship identification)
• Xác định đề tài và viết đề xuất nghiên cứu (research proposal)
• Chuẩn bị CV
• Xin thư giới thiệu (letter of recommendations)
• Tìm, liên lạc với giáo sư hướng dẫn (supervisors)
• Chuẩn bị và nộp hồ sơ nhập học (admission application)
• Chuẩn bị và nộp hồ sơ học bổng (scholarship application)

Bước liên lạc và xin giáo sư hướng dẫn chấp thuận được xem như một bước bắt buộc trước khi xin admission và scholarship. Hầu như bất cứ hồ sơ admission và scholarship nào đều yêu cầu bạn phải cung cấp bằng chứng về việc ĐÃ liên lạc và ĐƯỢC sự chấp thuận sẽ nhận hướng dẫn của giáo sư thuộc trường/khoa mình đang xin. Được biết, có nhiều đại học/khoa, nơi các giáo sư là những người kéo dự án về, đứng quản lý các dự án, thì tiếng nói của họ còn quan trọng hơn nữa đối với việc quyết định của hội đồng học bổng của đại học/khoa.

Source: https://teachingblog.mcgill.ca/2014/11/12/is-supervision-about-teaching-or-research/

Tiếp cận với giáo sư hướng dẫn cần văn minh và có chiến thuật đúng

Có một số chiến thuật để tiếp cận với giáo sư hướng dẫn.

Trước hết, duy trì mối quan hệ

Cũng như đối với xin thư giới thiệu, xin giáo sư hướng dẫn nhiều khi gói gọn ở việc duy trì và xây dựng mối quan hệ đã có. Chẳng hạn, khi bạn đã làm với giáo sư ở bậc đại học, hay thạc sĩ, mà định hướng của giáo sư và của bạn khá tương đồng, có thể tiếp tục phát triển lên ở bậc Tiến sĩ. Do đó, luôn chú ý gây dựng mối quan hệ từ khi bạn còn học đại học và thạc sĩ (chẳng hạn xin làm trợ lý nghiên cứu, giảng dạy, xin tham gia hỗ trợ dự án, xin xuất bản cùng) sẽ là bước đầu tư không chỉ hiện tại mà còn cho tương lai. Sau đó, kể cả khi không còn học nữa, bạn cũng nên duy trì mối quan hệ với giáo sư, vì biết đâu một ngày đẹp giời, bạn đã trút được hoặc bị oằn bởi gánh lo cơm áo gạo tiền, lại có chí hướng/mong muốn chạy trốn để vào PhD?

Hai là, tìm kiếm từ rộng đến hẹp

Bắt đầu từ chọn trường, nên mình chọn các trường đại học phù hợp với định hướng nghiên cứu và sự sẵn có của học bổng (dĩ nhiên). Trong các trường đó, mình tìm về các khoa liên quan đến chủ đề nghiên cứu mình quan tâm, ví dụ mình quan tâm đến thảm họa tự nhiên từ góc độ xã hội học thì sẽ tìm khoa nhân học, xã hội học, nghiên cứu phát triển, v.v. Trong các khoa đó có các hồ sơ (profiles) của các giáo sư. Mình tìm tới từng profile, đọc, tham khảo một số các nghiên cứu của họ, tìm chỉ số trích dẫn của họ (chẳng hạn qua Google Scholar, Researchgate.net), suy nghĩ xem có liên hệ nào giữa họ và đề tài của mình hay không (cố tìm ra!). Sau đó, chọn “nạn nhân” để đầu tư thời gian (Đùa nhé!). Nói đầu tư thời gian là nói đến quá trình tìm cách liên lạc, thể hiện ý nguyện “bái sư” và xin “nhập môn” dưới trướng của vị giáo sư.

Ba, mỗi thời điểm một người

Lưu ý là mỗi khoa, mỗi thời điểm chỉ nên lựa chọn một giáo sư để liên lạc thôi vì họ có thể trao đổi với nhau. Mình gửi nhiều người họ cũng có thể biết qua trao đổi với nhau (đừng tưởng giáo sư họ không chat chit, buôn dưa lê dưa hấu nhé), và như thế không hay. Mình có nhớ lại, ngày đầu đến gặp hai giáo hướng dẫn, thầy cô còn bảo nhớ lại hồi đó đi ăn trưa bảo hồ sơ của thằng này (ý là mình) có khả năng đậu cao. Đấy, bàn cả lúc ăn trưa cơ mà!

Bốn, biết mình biết ta

Mình không có ngần ngại gì khi xác nhận rằng bản thân chỉ ở mức trung bình thôi, không phải xuất sắc cao thủ gì. Ham muốn học tập cống hiến cũng ở mức độ trung bình thôi (Vì thế các bạn xuất sắc thì không nên tham khảo cách tiếp cận của mình nhé). Cho nên, ngay từ ban đầu mình chỉ chọn các trường rank thấp và trung bình thôi (theo QS World University Rankings chẳng hạn). Mình nghĩ, người ta cho mình mấy trăm nghìn đô học trong mấy năm, trường nào cho cũng đi. Xác định trình độ của mình ở nào nào là một sự trung thực với bản thân, biết mình đang ở đâu, và có lẽ khá quan trọng đối với kết quả được học bổng hay không. Tư tưởng này cũng nhuần nhuyễn khi chọn giáo sư hướng dẫn. Thể hiện ở chỗ mình không chọn người có thâm niên quá cao, vì họ có thể không có nhiều thời gian để trả lời thư của mình – một ứng viên không có gì nổi bật. Và họ thực tế cũng không có nhiều thời gian để hướng dẫn cho mình sau này (sau này sang bên Monash học mình mới biết, nhiều trường hợp giáo sư thâm niên rất ít khi gặp và trao đổi với sinh viên, làm sinh viên toàn tự bơi. Về lâu dài thì rất khổ!). Hơn nữa, giáo sư rank cao cũng sẽ chọn các sinh viên xuất sắc (outstanding), mình nên biết lượng sức mình mà lựa chọn người cho phù hợp. Mình thường chọn các associate professor hoặc các senior lecturer hoặc những người có citation thấp hơn một chút. Kết quả phản hồi rất tốt.

Năm, liên lạc email

Cần phải nói, kỹ năng viết email của sinh viên Việt Nam đúng là cực kỳ tồi tệ. Nhiều bạn viết thư xin việc không đầu, không đuôi, không chào, không tạm biệt, không rõ nội dung, không xuống dòng, không chấm câu, v.v. Hơn hết, đây là vấn đề thể hiện sự tôn trọng cá nhân. Đo dó, khi viết thư xin được nhập môn, bạn cần phải xây dựng ý niệm đầu tiên là tôn trọng người nhận đã. Đầu tiên là tiêu đề thư, ngắn gọn, súc tích, và làm rõ ý định của người viết thư. Chẳng hạn: “Prospective PhD student seeking to study Vietnam's natural disaster”. Nội dung thư đầu tiên cần ngắn gọn. Bạn đừng nghĩ đây là thư duy nhất hoặc như bức thư trăn trối cố nhét được bao nhiêu thông tin thì cố nhét. Thực tế, giáo sư (những ngừoi cực kỳ bận rộn – hãy lấy độ bận của bạn nhân lên 100 lần nhé) họ sẽ khiếp, không có thời gian mà đọc thư quá dài. Do đó, mở ra hoặc là “Oh my God, it’s fucking too long” rồi lướt luôn, hoặc “Okay, I will read it later” rồi quên lãng luôn cho đến vài ngàn năm sau.

Cho nên, mình chỉ cần:
• giới thiệu đề tài nghiên cứu của mình,
• nhấn mạnh vào sự tương đồng giữa mình và các research interests hay topics mà họ đang theo đuổi,
• rồi cuối cùng chốt hỏi một câu xem họ có quan tâm đến đề tài của mình không.
• Trong phần tái bút, mình cũng chèn thêm tài khoản researchgate.com hoặc academia.edu để họ cần thì vào xem.

Khi viết, nhớ dùng câu ngắn, rõ ý, nhó chấm câu, xuống dòng, bạn nhé!

Các bức thư sau, nếu họ đã xuôi, mình mới hỏi họ cho phép mình đặt tên họ vào hồ sơ xin nhập học (admission) và học bổng (scholarship).

Sáu, làm cho giáo sư hứng thú

Cái gì khiến bạn hứng thú khi người khác liên hệ với bạn? Đó là sự tôn trọng. Dân academic rất hứng thú nếu ai đó đọc tác phẩm của họ, trích dẫn họ, sử dụng làm nền tảng cho các nghiên cứu, hay chỉ ra được cái hay của các nghiên cứu đó. Đó là một phần quan trọng trong lá thư đầu tiên gửi giáo sư. Bạn cần chỉ ra:
• Vì sao bạn biết giáo sư?
• Vì sao bạn chọn giáo sư?
• Giáo sư có mối quan tâm nghiên cứu nào trùng với đề tài bạn đang theo đuổi?
• Vì sao, nếu giáo sư nhận hướng dẫn đề tài của bạn đang đề xuất sẽ giúp giáo sư phát triển thêm các nghiên cứu về lĩnh vực họ quan tâm?

Tóm lại, là phải chỉ ra được cái lợi. Muốn vậy bạn phải:
• Đọc hồ sơ giáo sư
• Đọc mối quan tâm nghiên cứu là gì
• Đọc xuất bản phẩm của họ, và chỉ ra nghiên cứu nào mình quan tâm, hoặc liên quan đề tài mình
• Đọc dự án nghiên cứu họ đang làm (thường có thời gian hoàn thành dự kiến) để cho thấy bạn có thể đóng góp vào dự án họ đang làm
• Đọc các đề tài của các PhD candidate mà giáo sư đang hướng dẫn, để chỉ ra điểm chung.

Bước này là bước hiểu người, sau khi đã biết ta. Bạn cần cho thấy bạn là người “tâm giao” với giáo sư. Để giáo sư phải thốt lên: Eureka, đây là người qua cần tìm bấy lâu nay!

Bảy, chọn thời điểm gửi thư

Bạn cứ tưởng tượng, thời điểm họ vửa mở máy trong ngày làm việc, thư của bạn đến. Không muốn click cũng không được vì tò mò. Thay vào đó, bạn gửi thởi điểm giữa sáng, lúc công việc bận rộn, hàng đống thư “unread emails” xếp hàng chờ gửi. Họ sẽ chọn thư quan trọng, có tiêu đề dự án để xử lý trước. Hay bạn cũng không muốn gửi thư lúc chiều tối, hoặc tối, lúc họ chuẩn bị ra về hoặc quây quần bên gia đình sau một ngày mệt mỏi, họ không có hơi sức đâu (và tâm trí đâu) mà mở email. Dù có mở cũng không trả lời ngay. Do đó, theo mình nên gửi vào buổi sáng, đúng giờ họ bắt đầu làm việc, xác suất họ thấy (thấy rồi sẽ mở, mở thấy thú vị sẽ đọc, đọc thấy có thể trả lời nhanh thì sẽ trả lời). Để làm được việc này, bạn không thể thức đến mấy giờ sáng để gửi qua Úc được. Để giải quyết, mình dùng Boomerang – một dịch vụ cho phép gửi email vào một thời gian nhất định trong tương lai. Mình thấy rất hiệu quả. Tất cả giáo sư mình gửi đều phản hồi (sớm hay muộn thôi).

Tám, chăm chỉ kết nối

Kiểu như các hoa hậu, người mẫu, ca sĩ trong giới showbiz, mình cũng cần chăm đi dự event. Events ở đây là các conferences, workshops trong và ngoài ngành. Thời điểm mình đang mơ hồ tìm kiếm thì có dự một event do Chính phủ Úc tổ chức ở Hà Nội. Ở đó mình có trao đổi với một chị người Úc rời đại sứ quán Úc về nước làm tiến sĩ. Mà đề tài khá giống mình đang làm. Ngay lập tức mình xin kết nối với nhóm nghiên cứu bên đó thì được ngay. Sau đó giáo sư chủ động gọi mình phỏng vấn qua Skype và qua đó mình được nhận. Đặc biệt là trong supervisory panel của mình có một leading scholar trong mảng environmental politics, và bác ý cũng đồng ý làm hướng dẫn hai cho mình vì thích đề tài của mình. Quả thực họ rất nhiệt tình ủng hộ mình trong quá trình nộp hồ sơ cho trường, thậm chí còn viết của thư support gửi cho trường và hứa cho thêm tiền để làm thực địa và đi dự conference nữa. Kinh nghiệm là cứ đi kết nối nhiều vào, mạnh dạn trình bày ý tưởng, và nắm bắt mọi cơ hội tới.

Tóm lại, cách liên lạc với giáo sư phải thể hiện mình tôn trọng thời giờ vàng ngọc của người ta, và qua đó cho họ thấy mình là người chuyên nghiệp. Bạn không thể là người chuyên nghiệp, nếu ngay cả việc viết email cũng lởm.
Như vậy đến đây đã xong một bước quan trọng là xin được giáo sư đồng ý hướng dẫn, việc tiếp theo là hoàn thành hồ sơ xin nhập học và học bổng.

P.S: Bài viết này dựa trên kiến thức mình học được từ thầy Vũ Hồ và tham khảo một số anh chị đi trước, chứ không phải của mình tất cả. Ngoài ra, khi viết mình có dùng lời lẽ vui nhộn chút, mong các bạn thông cảm.

Kỳ 1 - https://steemit.com/scholarship/@essimay/scholarship-lam-the-nao-de-chinh-phuc-duoc-hoc-bong-tien-si-ky-1-gioi-thieu-va-tinh-muc-dich ;

Kỳ 2 về các thành phần cơ bản của một hồ sơ https://steemit.com/scholarship/@essimay/scholarship-ky-2-cac-thanh-phan-co-ban-khi-chuan-bi-ho-so-hoc-bong-ts

Kỳ 3: https://steemit.com/scholarship/@essimay/scholarship-lam-the-nao-de-chinh-phuc-hoc-bong-tien-si-ky-3-chuan-bi-giay-to-tai-lieu

Kỳ 4: https://steemit.com/vn/@essimay/scholarship-lam-sao-de-chinh-phuc-duoc-hoc-bong-tien-si-ky-4-xin-thu-gioi-thieu

Kỳ 5: https://steemit.com/scholarship/@essimay/scholarship-lam-sao-de-chinh-phuc-mot-hoc-bong-tien-si-ky-6-chuan-bi-de-xuat-nghien-cuu-research-proposal